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Prioritäten Setzen - ABC-Analyse
am 27. November 2012 von Blog Redaktion
Hinter dem vor allem im beruflichen Kontext häufig verwendeten Fachbegriff „ABC-Analyse“ verbirgt sich eine Möglichkeit, besonders das Zeitmanagement weiter zu optimieren und dadurch wertvolle Ressourcen einzusparen. Dies vollzieht sich mittels des Setzens von Prioritäten. Die ABC-Analyse basiert dabei auf einer Klassifizierung der im Arbeitsalltag anfallenden Aufgaben oder Prozesse in die drei Kategorien A, B und C. Die Kategorie A umfasst dabei alle dringenden und sehr bedeutenden Aufgaben, B bezieht sich auf durchschnittlich wichtige Tätigkeiten, während C Aufgaben umfasst, die weder besonders wichtig noch dringend zu erledigen sind. Bevor die anstehenden Aufgaben und Ereignisse nun eingeteilt werden und Betroffene die Prioritäten setzen, sollten einige Vorüberlegungen berücksichtigt werden. In diesem Rahmen wird in der Regel über Fragen wie „Welche Kunden sind für den Umsatz besonders wichtig?“ oder „Welche Produkte genießen für uns den höchsten Stellenwert?“ nachgedacht.
Aufgaben der Kategorie A genießen die höchste Priorität
Anschließend erfolgt die Bearbeitung der entsprechend klassifizierten Aufgaben gemäß ihrer Einteilung. So sollten alle A-Aufgaben als erstes und mit der nötigen Sorgfalt erledigt werden. Wichtig ist hier, diese Aufgaben auch zu einer Zeit anzugehen, in der eine besonders große Leistungsfähigkeit besteht und nahezu keine möglichen Störeinflüsse von extern zu erwarten sind. Anschließend können die B-Aufgaben bearbeitet werden. Wenn möglich, können diese Aufgaben auch delegiert werden. Die C-Aufgaben schließlich sollten möglichst zügig und effizient erledigt werden – ohne sich dabei in unwichtige Details zu verzetteln.
Das einmalige setzen der Prioritäten reicht nicht aus
Bei der ABC-Analyse handelt es sich nicht um ein starres Konstrukt: Die Bedeutung der Aufgaben kann sich ändern oder variieren. Somit reicht einmaliges Prioritäten setzen an dieser Stelle nicht aus. Besser ist es, regelmäßig zu überprüfen, ob sich die Wichtigkeit der verschiedenen Aufgaben oder deren Dringlichkeit verändert haben. Trifft dies zu, ist eine Ab- bzw. Aufstufung der jeweiligen Aufgabe in die nächsthöhere bzw. tiefere Kategorie vorzunehmen.
Bei richtiger Anwendung sind enorme Verbesserungen bei Zeitmanagement und Produktivität möglich
Diese Form des Zeitmanagements genießt weltweit einen hervorragenden Ruf aufgrund der sich bietenden Möglichkeiten und der im Prinzip auf jedem Gebiet möglichen Anwendung. Sie hilft, komplexe Szenarien einfach und übersichtlich darzustellen sowie die eigene Arbeitsweise kritisch zu Hinterfragen. Zudem sind bei richtiger Anwendung enorme Verbesserungen in punkto Produktivität oder Einteilung der Zeit zu erwarten. Zu vermeiden ist hier vor allem der Fehler, einer der drei Stufen zu viele Aufgaben zuzuweisen. Auch sollten die Kriteri
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