Zeitmanagement Prioritäten setzen mit der Eisenhower Methode

am 16. Juli 2012 von Blog Redaktion

In der heutigen schnelllebigen Zeit ist es wichtiger denn je, die richtigen Prioritäten zu setzen. Andernfalls drohen Überforderung und negativer Stress, der sich wiederum negativ auf die Gesundheit auswirken kann. Depressionen und Burn-Out können als neue Volkskrankheiten der modernen Zeit die Folge einer permanenten Überlastung sein. Prioritäten setzen ist ein wichtiger Schlüssel, um Überforderung im Alltag zu vermeiden.

Dies gilt im beruflichen Sektor ebenso wie im privaten Bereich. Eine bekannte Methode rund um effektives Zeitmanagement ist die Eisenhower Methode. Benannt wurde sie nach dem ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika, Dwight D. Eisenhower. Grundsätzlich lässt sich die Eisenhower Methode als eine Form von Zeitmanagement bezeichnen, die an eine abgespeckte Version der ABC-Analyse erinnert.

Durch diese Methode ist es möglich, Prioritäten zu setzen und alle anstehenden Aufgaben hinsichtlich ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Hierdurch wird die Entscheidungsgrundlage dafür geschaffen, ob eine bestimmte Aufgabe gar nicht, später oder sofort erledigt werden soll. Je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit werden die verschiedenen Aufgaben, die bearbeitet werden müssen, vier verschiedenen Quadraten zugeordnet. Jeder dieser Quadrate berücksichtigt Dringlichkeit und Wichtigkeit der ausstehenden Aufgaben.

• A-Aufgaben müssen hierbei sofort erledigt werden und dulden keinen Aufschub. Solche Aufgaben müssen möglichst sofort angepackt und erledigt werden.
• B-Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringlich, müssen aber in die Zeitplanung unbedingt fest aufgenommen werden.
• C-Aufgaben, die dringlich, aber nicht wichtig sind, können an andere Personen delegiert werden. Wenn dies nicht möglich ist, müssen sie erst nach den wichtigeren Aufgaben A und B erledigt werden.
• Zu D-Aufgaben kann man „Nein“ sagen und sie in den Papierkorb verschieben. Sie sind weder wichtig noch dringlich und rauben unnötig Zeit, die für die Erledigung der Aufgaben der höheren Prioritätsstufen notwendig ist.

Etwas Übung ist, wie bei allen Formen der Priorisierung wichtig, auch bei der Eisenhower-Methode wichtig, sodass das Instrument zur Zeitplanung routiniert und effektiv eingesetzt werden kann. Empfehlenswert ist es am Anfang, auf Notizzetteln Aufgaben zu notieren und diese an ein Pinboard an der Wand zu befestigen (die sogenannte Eisenhower-Wand).

Diese Notizzettel können dann im jeweils geeigneten Sektor angeheftet werden. Besonders vorteilhaft hierbei ist die große Flexibilität, die dieses System erlaubt. Wenn sich hinsichtlich der Aufgabenbewertung kurzfristig oder auf lange Sicht etwas ändern sollte, können die entsprechenden Notizzettel schnell und problemlos von einem Sektor in einen anderen umgehängt werden. Auch für die Arbeit in einem Team ist eine entsprechende Eisenhower-Wand eine transparente und gute Methode der Priorisierung.

Jedes Teammitglied sieht auf einen Blick, welche Aufgaben möglichst sofort erledigt werden sollten. Zeitmanagement ist ein zentrales Element unseres Arbeitsalltages. Deshalb ist es Thema vieler unserer Seminare:

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