Gute Kommunikation im Arbeitsalltag

Schreiten Sie zum Äußersten: Reden Sie miteinander!

am 15. März 2016 von Blog Redaktion

Die Digitalisierung hat unsere Kommunikation enorm beschleunigt. Im Privat- wie im Berufsleben werden Informationen per Telefon, E-Mail und Internet in Echtzeit ausgetauscht. Aber die so gewonnene Geschwindigkeit und Flexibilität hat auch Nachteile. Der direkte Kontakt nimmt ab. Hastig geschriebene Mails werden oft auf ein Minimum an Informationen reduziert. Doch wie viel Höflichkeit, Motivation und Menschlichkeit im digitalen Arbeitsleben brauchen wir?

Paula Scharfenberg, Trainerin der Kompakttraining GmbH & Co KG, berät Mitarbeiter in den Bereichen Kommunikation, Organisation, Teamarbeit und Führung.

Frau Scharfenberg, wie erleben Sie die Kommunikation im Arbeitsalltag, insbesondere von Mitarbeitern untereinander? Welche Probleme fallen Ihnen auf?

Es ist richtig, dass die Digitalisierung unsere Kommunikation stark beschleunigt hat. Wir haben nun die Möglichkeit, Informationen binnen Sekunden ans andere Ende der Welt zu senden. Zudem können wir heutzutage über unterschiedliche Kanäle miteinander kommunizieren. So weit, so gut. Durch die Nutzung von digitalen Medien nimmt allerdings auch der Anteil an persönlichen Dialogen ab, die Anzahl der Missverständnisse steigt, Mitarbeiter gewinnen den Eindruck immer und überall erreichbar sein zu müssen.

Wie geht man damit am besten um?

Schreiten Sie zum Äußersten: Reden Sie miteinander! Im direkten persönlichen Dialog fällt es leichter, sein Gegenüber mit seinen Emotionen einzuschätzen und so eventuell auftretende Missverständnisse direkt aus der Welt zu schaffen.

Digitale Medien gewinnen jedoch immer mehr an Bedeutung, so dass es nicht möglich ist, ohne sie zu arbeiten und zu kommunizieren. Allerdings sollte man diese Medien sinnvoll nutzen.

Welche Hinweise und Tipps haben Sie für die Kommunikation am Telefon?

Für die Kommunikation mit Kollegen am Telefon ist es besonders wichtig, respektvoll mit der Zeit des anderen umzugehen. Grundsätzlich sage ich immer: greifen Sie zum Hörer. Am Telefon erhalten Sie schneller eine Antwort, als wenn Sie auf die Rückmeldung zu einer Email warten. Bedenken Sie aber auch, dass ständige Telefonate den Kollegen in seiner Arbeit stören können. Sammeln Sie Ihre Fragen und rufen Sie nicht alle 2 Minuten bei einem Kollegen an.

Diesen respektvollen Umgang können Sie gleichermaßen von Ihren Kollegen einfordern. Erwarten Sie aber nicht, dass Ihre Kollegen Gedanken lesen können: geben Sie Ihnen einen Hinweis, wenn Sie sich gestört fühlen oder es gerade nicht passt. 

Was gibt es beim Schreiben von Emails an Kollegen zu beachten?

In meiner Arbeit erlebe ich es tatsächlich selten, dass sich Mitarbeiter darüber beschweren, Emails seien Ihnen zu unpersönlich. Das eigentliche Problem liegt oft darin, dass die Fülle an E-Mails nicht mehr überschaubar ist und viele Personen die Cc-Funktion regelrecht missbrauchen, so dass auch Kollegen die Nachricht erhalten, für die sie keinerlei Relevanz hat.

Zunächst einmal sollten Sie demnach sorgsam mit der cc-Funktion umgehen. Fragen Sie sich vorab, wer genau diese Information erhalten muss, wen diese Email betrifft. Nicht jeder, muss jede Information erhalten.

Einigen Sie sich intern auf gemeinsame, einheitliche Betreffzeilen. So können Sie bereits vor dem Öffnen der Email erkennen, ob es sich lediglich um eine Information handelt oder ob sich in dieser Email eine andere Aktion verbirgt.

Emails können zudem so formuliert werden, dass sie innerhalb von kurzer Zeit quergelesen werden können. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen und geben Sie Ihren Emails eine Struktur

Und bei Besprechungen?

Bei Besprechungen verhält es sich bei der Auswahl des Teilnehmerkreises ähnlich wie beim Email schreiben. Machen Sie sich vorab Gedanken darüber, für wen diese Besprechung relevant ist und wer dabei sein muss.

Zudem ist wichtig, dass jede Besprechung ein konkretes Ziel hat (Austausch, Status Quo, Entscheidung herbeiführen, Themen bewerten). Richten Sie die Agenda und das Zeitmanagement der Besprechung nach diesem Ziel aus. Grundsätzlich neigen Teilnehmer eines Meetings weniger dazu in ausufernden Diskussionen zu enden, wenn der Zeitrahmen von Anfang an begrenzt wird und auch eher kürzer angesetzt wird.

Sollte die Gruppe das Ziel aus den Augen verlieren, führen Sie sie immer wieder Richtung Ziel Hilft uns diese Diskussion, um unser Ziel zu erreichen? Ist das gerade zielführend?.

Um die Teilnehmer pünktlich zu Beginn der Besprechung im Raum zu versammeln und die Nutzung von technischen Geräten (Smartphones, Laptops,…) einzuschränken, sollten Sie zu Beginn des Meetings klare Regeln miteinander vereinbaren, die während des gesamten Meetings sichtbar bleiben. Klären Sie auch, was passiert, wenn diese Regeln nicht eingehalten werden.

Wie kann der Informationsfluss über verschiedene Hierarchieebenen erfolgreich gestaltet werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Informationen über verschiedene Hierarchieebenen weiterzugeben.

Die effizienteste Methode ist das Meeting. Hier können Sie nachvollziehen, wer die Informationen erhalten hat und durch die direkte, persönliche Interaktion klären, ob weitere Informationen benötigt werden. Diese Meetings sollten dann ein konkretes Ziel haben und vom Moderator in Richtung dieses Ziels gesteuert werden.

Auch per Email können Sie Ihren Mitarbeitern Informationen weitergeben. Hier sparen Sie die Zeit für ein Meeting und können noch mehr Personen gleichzeitig erreichen. Fraglich ist dabei jedoch, ob Sie sicher davon ausgehen können, dass die Empfänger bei der Fülle an Emails auch genau diese wichtige Information herausfiltern.

Eine weitere Möglichkeit bietet sich über einen Aushang, ein schwarzes Brett. Entscheiden Sie hier jedoch inwieweit diese Informationen vertraulich sind. Zudem muss sichergestellt werden, dass jeder Kenntnis von diesem Aushang/ Brett hat und dieses auch regelmäßig zum Einholen von Informationen nutzt.

Gibt es viele Informationen, die Sie an Ihre Mitarbeiter weitergeben müssen, so können Sie entscheiden, welche Informationen hier Priorität haben. Stellen Sie sich hierzu die Frage: Wie und worauf wirken sich die einzelnen Informationen aus? Welche Konsequenzen zieht es nach sich, wenn mein Team diese Informationen nicht hat?