Effektive Meetings organisieren

Kennt ihr es auch der Kalender ist voll mit Teambesprechungen, Projektsitzungen, Kunden-Meetings oder auch mit Führungskräfte-Runden? Gefühlt ist man den ganzen Tag nur in Arbeitsgruppen unterwegs und fragt sich, war das ein Zeitfresser, notwendig oder vielleicht sogar produktiv? Wie kriegen wir es hin, dass die Meetings immer öfter gut und produktiv verlaufen?

Was überhaupt ist nun aber ein effektives Meeting?

• Ein effektives Meeting kennzeichnet sich dadurch aus, dass es die gesetzten Ziele erreicht.
• In dem effektiven Meeting gibt es einen Diskurs zu den konkreten Fragestellungen und die unterschiedlichen Meinungen der Teilnehmer werden angehört.
• Am Ende der effektiven Besprechung gibt es konkrete Beschlüsse und Entscheidungen.
• Nach dem effektiven Meeting gibt es konkrete Aktionen und jeder weiß, was zu tun ist und auch wie es nach der Besprechung weitergeht.
• Die genutzte Zeit steht in einem angemessenen Verhältnis zu dem Output.

Die 3 Säulen des Erfolgs zu effektiven Meetings

Um das alles dann wirklich zu erreichen und effektive Meetings organisieren zu können, müssen wir an den 3 Säulen des Erfolgs zu effektiven Meetings arbeiten: Die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung.

Mit einer guten Vorbereitung des Meetings können wir schon vor dem Meeting ganz viel erreichen und viel aus dem Meeting rausholen. In dem Meeting selbst hilft es natürlich dran zu bleiben und das Vorgenommene umzusetzen. Die Nachbereitung hilft uns dann die Aktionen klar zu definieren und den Output festzuhalten und auch umsetzen zu können. Was heißt das jetzt genau für das Organisieren von effektiven Meetings?

Tipps und Anregungen aus 25 Jahren Trainingserfahrung

Das Geheimnis liegt in der Vorbereitung?!

Die strukturierte Vorbereitung der Besprechung hilft und damit kann man auf jeden Fall etwas aus dem Meeting rausholen. Man könnte sogar so weit gehen und sagen, dass eine gute Vorbereitung das Meeting rettet.

Ziele, Agenda und Erwartungen bekannt?!

Sind das Ziel und auch die Agenda des Meetings bekannt? Falls nein, solltet ihr das im Vorhinein klären. Zweiter Schritt ist dann, ob die Ziele für alle Teilnehmer sichtbar sind. Hierfür können auch Flipcharts genutzt werden, um einen Leitfaden in der Besprechung zu haben. Habt ihr vor einer Besprechung schon einmal eine Vorbefragung an die Teilnehmer gesandt, um die individuellen Erwartungen abzufragen?

Teilnehmerkreis richtig ausgewählt?!

Um den „Zeitdieb Meeting“ im Alltag zu vermeiden und die Arbeitszeit gut zu nutzen, sollten Sie sich Gedanken dazu machen: Wen braucht es wirklich? Warum muss der Kollege/die Kollegin dabei sein? Aber genauso auch: Wen habe ich vergessen?

Meeting-Regeln vorhanden und etabliert?!

Meeting-Regeln helfen. Klärt, wie im Team, in der Abteilung, im ganzen Unternehmen oder auch mit Kunden grundlegende Regeln aufgestellt werden können, um die Störfaktoren der Meetings zu minimieren oder sogar eliminieren zu können. Gerne genutzt ist dann auch die angemessene Sanktionierung bei Nicht-Einhaltung. Ziel hierbei ist, die Relevanz der Meeting-Regeln zu unterstreichen und zu etablieren.

Moderator des Meetings festgelegt?!

Wie schaffen wir es, dass die Meetings nur so lange gehen, wie es auch geplant wurde und nicht unnötig vom Thema abzuweichen? Es braucht einen Moderator in jeder Besprechung, der die Zeit und auch den Fokus „überwacht“ und auch in der Gruppe zum Thema macht. Eine weitere Möglichkeit ist es, andere Themen, die während des Meetings aufkommen auf den Themenspeicher zu stellen, so gehen sie nicht verloren und im Meeting können die Themen besprochen werden, die man sich vorgenommen hat. Für die eigene Motivation hilft es Zwischenergebnisse festzuhalten, um schneller Erfolge zu sehen, aber auch um eine gute Struktur im Meeting zu haben.

Besprechungsergebnisse festgehalten?!

Ein Meeting ohne Nachbereitung ist typisch in vielen Unternehmen und Organisationen, aber definitiv nicht gut. Also sollten Sie bei sich klären: Wie halten wir Aufgaben fest und verteilen wir klar die Verantwortlichkeiten? Sind hinter allen verteilten Ausgaben und ToDo´s auch verbindliche Fristen festgelegt? Für die Dokumentation des Meetings werden sehr oft Protokolle genutzt, aber auch diese werden häufig als Zeitfresser gesehen. Nehmen Sie sich doch mal Zeit auch hier zu hinterfragen: Wie können wir die Besprechungsergebnisse effektiver festhalten?