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Richtig Telefonieren

Richtig Telefonieren

Gerade im Berufsalltag sollte ein Telefonat nicht leichtfertig abgearbeitet werden. Um beim Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen, sind diverse Verhaltensweisen zu beachten.

1. Vermeiden langer Floskeln beim Entgegennehmen.

Eine kurze Meldung mit Name, Firma und der Firmenüblichen Grußformel enthält sämtliche relevanten Informationen und erzeugt einen kompetenten ersten Eindruck.

2. Nicht überstürzt nach dem Hörer greifen.

Eine kurze Zeit warten vor dem Annehmen gibt Ihnen und Ihrem Gesprächspartner Zeit zur mentalen Vorbereitung und vermeidet unüberlegte Sätze auf beiden Seiten. Diese Zeit sollte nicht zu lange gewählt sein, jedoch genug, um den Fokus auf das Telefonat zu richten.

3. Zeigen Sie volle Konzentration.

Der Eindruck, den Sie Ihrem Gesprächspartner vermitteln, hängt stark von Ihrer Konzentration ab. Schreiben oder lesen Sie beispielsweise SMS oder eMail nebenbei, nimmt Ihr Gegenüber dies anhand kurzem Zögern vor Ihren Antworten wahr.

4. Bleiben Sie am Ball.

Bei längeren Antworten oder Fragen ihres Gesprächspartners signalisieren Sie ab und zu Ihre Aufmerksamkeit mit kurzen Einwürfen und Antworten.

5. Zeigen Sie Ihr Wissen.

Bei Fragen oder Unklarheiten des Gegenübers sind kurze Antworten, welche alles Notwendige klar verständlich darlegen, eine etablierte Methode, Kompetenz zu demonstrieren. Trifft eine Frage nicht Ihr Fachgebiet, leiten Sie das Gespräch an einen Mitarbeiter mit mehr Wissen weiter.

6. Namen vergessen?

Ein bekanntes und stellenweise auftretendes Problem, ist das Vergessen des Namens. Falls dies geschieht, fragen Sie ihr Gegenüber, ob Sie sich den Namen notieren dürfen. Dies ist korrekter und angenehmer als die Frage, wie der Name denn noch einmal lautete.

7. Machen Sie sich Notizen.

Solange die Details des Telefonats Ihnen noch präsent sind, sollten sie die Zeit nutzen und sich die Einzelheiten notieren. Falls besonders wichtige Informationen während des Telefonats fallengelassen werden, machen Sie sich kurze Notizen.

8. Hörbare Einstellung.

Ihr Gesprächspartner fühlt sich wohler, wenn Sie sich mit einem Lächeln verabschieden. Das Lächeln ist durch die Leitung zu hören - und vermittelt einen guten letzten Eindruck.

Kompakttraining Aktuell - das Blog zu unserer Seminarwelt
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